Każdy pracownik zatrudniony w firmie powinien już od początku swojego zatrudnienia dobrze znać zakres swoich obowiązków i sposób ich wykonywania. Od tego zależy jak szybko wdroży się do wykonywania nowej pracy, jak szybko nastąpi efekt zautomatyzowania pewnych czynności, tak aby uzyskać jak największą sprawność ich wykonywania.
Żeby jednak wszyscy pracownicy mogli dobrze poznać i zrozumieć zasady pracy oraz procedury postępowania w danej firmie, potrzebna jest im odpowiednia instrukcja, szkolenie, a czasem nawet podręcznik. Taki dokument najczęściej wykonywany jest przez dział Human Resources, który zajmuje się sprawami dotyczącymi zatrudnienia i utrzymania pracowników. W podręczniku opracowanym przez dział HR znajduje się ogólna polityka stosowana przez dane przedsiębiorstwo, wszelkie wytyczne i wymagania firmy, według których powinni postępować pracownicy.
Opracowanie takiego dokumentu jest dobrą podstawą do wyjaśniania wszelkich sporów i niejasności, jakie czasem występują między pracownikami a pracodawcą.
